8 insider tips voor een prachtige beursstand

Flavourites Live is een driedaags feelgood shopevent in de Kromhouthal in Amsterdam-Noord, met de leuke webshops, toffe experiences, food, drinks en muziek. 

1. Hoe ontwerp je de schets van je stand?

Ik maak de schets zelf in Illustrator omdat ik daar heel graag in werk. Alle elementen zoals een tafel, balie, kast, manden etc. heb ik hier in het juiste formaat ingezet. Zo kan ik heel makkelijk schuiven, tot ik de ideale inrichting heb gevonden.

2. Waar let je op?

Zorg ervoor dat je stand echt jouw webwinkel uitstraalt, zodat bezoekers direct jouw stand herkennen als ze al eens in je webwinkel of op je social media hebben gekeken. Plaats ALTIJD ergens groot je logo met je bedrijfsnaam, het liefst zelfs dubbel. Ik plaats mijn logo altijd hoog op de muur en op de voorkant van de balie. En maak je stand niet te druk, zorg ervoor dat jouw producten eruit springen.

3. Hoe kom je tot een goede standindeling?

Ik kijk altijd hoe ik het beste uit de ruimte kan halen en houd daarbij rekening met wat handig is voor de klanten en hoe ik zo goed mogelijk m’n producten kan presenteren. Zo zorg ik er bijvoorbeeld altijd voor dat er een tafel aan het looppad is, zodat bezoekers niet meteen de stand in hoeven te lopen om te kunnen zien wat ik verkoop. Daarbij moet er voldoende ruimte zijn voor de bezoekers om elkaar te kunnen passeren en om rond te kunnen kijken. En ze moeten natuurlijk de balie (voor het afrekenen) gemakkelijk kunnen vinden ;)

4. Zijn er praktische zaken waar je rekening mee houdt?

Jazeker! Qua looprichting zorg ik er altijd voor dat bezoekers eerst m’n producten zien en dat daarna pas de balie/kassa is. Het is logisch dat ze eerst kunnen shoppen en daarna pas afrekenen, en dus niet beginnen bij de kassa ;)

Verder probeer ik alles zo logisch mogelijk in te delen. Zo heb ik bijvoorbeeld altijd een muur waar rollen inpakpapier uitgerold hangen, dan zorg ik er wel voor dat daar in de buurt ook een mand met inpakpapier staat. Bezoekers kunnen meteen zien wat ze mooi vinden en het meenemen. Ook zet ik zelf altijd inpakpapier bij de balie/kassa omdat dat zo’n fijn impuls aankoop is: ‘Oja het is een cadeautje, dus ik heb nog inpakpapier nodig!’.

Verlichting wordt vrijwel altijd geregeld door de organisatoren. Soms kan je optioneel verlichting bijbestellen, maar dat is alleen echt nodig op een locatie die van zichzelf donker is. Wat betreft de meubels zorg ik ervoor dat ze makkelijk mee te nemen en op te bouwen zijn. De tafels zijn van IKEA en de kast en balie heb ik laten maken. Zo is alles precies zoals ik het wil :)

5. Hoeveel producten leg je in je stand?

Poeh, ik heb ze nooit geteld, haha. Ik verkoop vrij kleine producten dus ik kan altijd redelijk wat meenemen. Maar ik wil ook niet dat het te rommelig wordt, dus het is altijd een balans vinden tussen zoveel mogelijk meenemen, maar nog wel een overzichtelijke/niet al te drukke stand hebben. Maar zeker door ook gebruik te maken van de hoogte van de stand, kan je best wel veel kwijt.

6. Waar houd je je voorraad?

Soms is er plek achter de stand waar je dit neer kan zetten. Als dat er niet is, dan verstop ik het onder de tafels in de stand. Met een mooi kleed er overheen (die netjes tot aan de grond loopt) zorg ik ervoor dat niemand dat ziet. Daarbij heb ik zelf een balie gemaakt om af te rekenen. Daarin zitten plankjes zodat ik er inpakzakjes, tasjes en voorraad in kwijt kan. Ook mijn privé spullen bewaar ik hier want er staat altijd iemand bij de balie.

7. Waar moet je op de dag zelf aan denken?

De opbouw is altijd een dag van te voren. Ik heb zelf inmiddels een hele lijst met alles wat ik mee moet nemen, want dat is best veel (denk aan een trapje om hoge dingen op te hangen, schroefjes, meetlat, waterpas etc.). Maar ook alles voor de verkoop op de dag zelf: voldoende wisselgeld, een pinapparaat die voldoende is opgelaten, een reserve externe oplader, zakjes, tasjes, prijsetiketjes etc..

Ik ben gezegend met een lieve vader die mij altijd helpt, aangezien ik zelf geen auto heb. We huren dan een aanhanger zodat alles in 1 keer mee kan. Hij helpt me ook altijd met opbouwen, want zeker met alle meubels die in elkaar gezet moeten worden, is dat wel heel fijn. 

Sinds begin dit jaar heb ik (gelukkig) mijn voorraad bij een fullfillment bedrijf liggen, dus ik geef aan hun door wat ik mee wil nemen en hun zorgen ervoor dat alles ingepakt & geprijsd wordt. Dit scheelt voor mij echt onwijs veel tijd. Het enige nadeel is dat ik van te voren dus heel goed moet inschatten hoeveel ik van alles nodig heb, want ik kan het tussendoor niet aanvullen.

8. Zijn er overige dingen waar je rekening mee moet houden?

• Vooral het bijhouden van je voorraad is echt heel belangrijk, zodat je niet tijdens de beurs iets verkoopt, wat iemand die dag toevallig ook via de webwinkel besteld. Daarbij raad ik het iedereen aan om een kassa-app te nemen waar je alle producten in kunt zetten. Zo hoef je alleen de producten aan te klikken, hij telt alles op en houd precies bij wat er verkocht is (+ evt. je voorraad stand). Ik maak zelf gebruik van Zettle en ben daar heel tevreden over. Je hebt dan gelijk een pinapparaatje + kassa-app voor je telefoon of iPad.
   
• Neem voldoende flyers en visitekaartjes mee! Er zijn onwijs veel mensen die deze meenemen om thuis nog even op hun gemak in je webwinkel rond te kunnen kijken. Ik heb zelf altijd een mini-magazine mee waar diverse producten in staan. Als bezoekers dan thuiskomen, weten ze nog precies welke producten ik verkocht. Als je alleen visitekaartjes bij hebt weten mensen bij thuiskomt echt niet meer welk visitekaartje bij welke producten hoorde. Met een flyer of catalogus spring je er echt uit!
   
• Zorg voor voldoende wisselgeld.
   
• Prijs al je producten en het liefst zo zichtbaar mogelijk. Mensen kijken vaak niet goed, maar durven het ook niet te vragen als er geen prijsje op staat.
   
• Ga met z'n tweeën. Het kan soms heel druk worden en als je dan net even naar de wc moet is het niet handig om je stand onbemand te laten.
   
• Zorg ervoor dat je voldoende voorraad meeneemt, zeker van je bestsellers. Is iets toch uitverkocht? Zorg er dan voor dat je ze een kaartje geeft voor bijvoorbeeld 'gratis verzending in de webwinkel', zodat ze het in je shop nog kunnen bestellen (als het daar nog wel op voorraad is) of verzamel hun e-mailadres zodat je ze kan mailen als het weer op voorraad is.