Webshop retouren zonder gedoe: 7 tips voor jouw webwinkel

Webshop retouren zonder gedoe

Zelfs met de beste producten en de meest klantvriendelijke klantenservice ontkom je er niet aan: webshop retouren. Klanten bestellen meerdere maten, proberen producten uit of hadden simpelweg iets anders verwacht. Hoe voorkom je dat je vooral tijd en moeite moet steken in retouren, terwijl je het veel leuker vindt om te verkopen? PriParcel legt je uit hoe je als (kleine) webwinkelier zoveel mogelijk gedoe voorkomt.

Fulfilment en retoursoftware niet wat je zoekt

Er worstelen veel meer webshops met logistieke uitdagingen, dus daar zijn best oplossingen voor beschikbaar. Je kunt denken aan fulfilment en aan retoursoftware. Toch bieden die allebei eigenlijk niet waar je echt naar op zoek bent als (kleine) webwinkelier:

Fulfilment wil vooral versturen

Specialisten in (e-)fulfilment helpen je met voorraad, de verzending en logistieke afhandeling. Sommige aanbieders accepteren ook retouren, maar daar zijn ze niet op ingericht. Als je specifiek het gedoe van retouren wilt voorkomen is die oplossing dus niet geschikt.

Retoursoftware is maar een deel van de oplossing

Geavanceerde (en tegelijkertijd gebruiksvriendelijke) retoursoftware helpt je inzicht te krijgen in jouw retouren. Maar, daarmee worden het er nog niet minder. En je moet nog steeds jouw eigen (huis)adres gebruiken voor de retouren. Het is daarom maar een deel van de oplossing. Bovendien is de software prijzig, vooral bij weinig
retouren.

7 tips voor retouren naar webwinkels

De 7 tips die we delen helpen jou het aantal retouren te beperken, gedoe rondom retouren te voorkomen en klanten zo tevreden mogelijk te stellen.

1. Schrijf zelf de beschrijvingen en gebruik goede foto’s

Zorg voor duidelijke productbeschrijvingen, die goed uitleggen wat klanten kunnen verwachten. Gebruik daarnaast professionele foto’s. Of beter nog, schrijf de beschrijvingen zelf en laat zelf productfoto’s maken. Je hebt dan veel meer controle over de inhoud en kwaliteit, om klanten zo goed mogelijk aan te geven wat ze bij je bestellen.

Tip: schrijf je unieke productbeschrijvingen met daarin de belangrijkste zoektermen? Dan draagt dat bovendien bij aan jouw vindbaarheid in Google ten opzichte van concurrenten.

2. Vermeld ook nadelen of negatieve punten

Het liefst zou je misschien zoveel mogelijk verkopen. Houd er wel rekening mee dat er daardoor misschien ook meer retour komt dan je eigenlijk zou willen. Door de nadelen of negatieve punten van producten niet te noemen voorkom je dat klanten daarop afhaken. Aan de andere kant kunnen ze het product alsnog retourneren, dus wie lacht er uiteindelijk het laatst?

3. Investeer in goede voorraadsoftware

Investeer in voorraadsoftware die je helpt om fouten te voorkomen. Dat hoeft geen state-of-the-art systeem te zijn voor een volledig magazijn, maar het moet wel kloppen. Creëer een systeem waarmee je precies weet wat een klant bestelt en wanneer dat de deur uitgaat. Voorkom verwarring, zodat er geen verkeerde producten naar klanten gaan. Dat levert namelijk sowieso een retour op, en dus onnodig gedoe en kosten die je niet had hoeven maken.

4. Beschrijf de standaardwerkwijze

Maak het jouw klanten zo makkelijk mogelijk om een product te retourneren. Dat wil zeggen, zorg voor een standaardwerkwijze die 100% duidelijk is. Kies één vervoerder voor de retouren en zorg voor één methode om een retourlabel aan te vragen (of doe die er alvast bij in de verpakking). Voorkom dat klanten zelf moeten bedenken hoe ze het product moeten retourneren. Dat leidt aan jouw kant tot meer werk, omdat je voor de verschillende methoden administratief en logistiek moet bijhouden wat er gebeurt en welke klant je welk bedrag terug over moet maken.

5. Houd retour-statistieken bij (en stuur bij)

We noemden de retoursoftware al eerder, als deel van jouw oplossing. Gebruik die software om retour-statistieken bij te houden. Houd bijvoorbeeld in de gaten welke producten het meest terugkomen. Of probeer een rode draad te ontdekken in verschillende soorten bestellingen (of gemiddelde bestelbedragen) en de retouren die je dan kunt verwachten. Stuur eventueel bij in de webshop, om het risico op een retour kleiner te maken.

6. Maak de klantenservice beter bereikbaar

Zorg dat jouw klanten makkelijk contact met je kunnen opnemen. Het heeft geen zin om je kop in het zand te steken, door drempels op te werpen om een retour aan te melden. Uiteindelijk kost het jou alleen maar meer tijd, en is de klant niet tevreden. Maak het in plaats daarvan eenvoudig om contact met je op te nemen en een retour aan te melden. Als je daar de standaardwerkwijze (tip 4) voor gebruikt kost het je zo min mogelijk tijd en inzet.

7. Houd klanten op de hoogte

Houd klanten ten slotte goed op de hoogte van wat er met een retour gebeurt. Laat het weten als het pakket bij jou binnen is gekomen en geef bijvoorbeeld aan dat je het bedrag binnen 14 dagen terug zal overmaken. Een product retourneren kan voor klanten best spannend zijn. Door ze goed op de hoogte te houden voorkom je dat ze opnieuw contact opnemen met de klantenservice, bijvoorbeeld om te vragen naar de status.